Soutien aux programmes et développement du personnel :

• Fournir un soutien direct, de la formation et des conseils au personnel des programmes afin d’assurer une prestation efficace des services et un soutien adéquat aux clients.
• Animer régulièrement des conférences de cas et des réunions d’équipe afin d’examiner les dossiers des clients, de partager les meilleures pratiques et de relever les défis.
• Identifier les besoins et les possibilités de formation du personnel et organiser des séances de formation afin de développer leurs compétences.
• Évaluer le rendement des membres du personnel, fournir de la rétroaction, effectuer les évaluations de rendement et intervenir relativement à tout problème ou toute préoccupation liée au rendement.
• Participer au recrutement, à l’embauche, à l’accueil et à la formation du personnel des programmes, des étudiants et des bénévoles au sein des programmes qui lui sont attitrés.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques des programmes.
• Soutenir le/la gestionnaire de programme dans la création et l’élaboration des buts et objectifs des programmes ainsi que dans leur évaluation.
• Soutenir le/la gestionnaire de programme dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de mesures d’assurance de la qualité pour tous les aspects des programmes.
• Veiller à ce que les formulaires, les procédures des programmes et les procédures propres aux postes soient créés et régulièrement mis à jour.

Interaction avec les clients et prestation des services :

• Assurer la prestation de services aux clients au besoin, notamment lors de périodes de volume élevé, d’absences de membres de l’équipe en raison de réunions externes, de maladies du personnel, etc.
• Répondre aux demandes de renseignements, aux préoccupations et aux situations d’urgence des clients de manière rapide et empreinte de compassion.
• Traiter les plaintes des clients afin de veiller au respect de toutes les mesures de qualité et transmettre les situations au/à la gestionnaire de programme, au besoin.
• Collaborer avec les partenaires communautaires, les organismes et les intervenants participant aux soins et aux services offerts aux clients afin d’améliorer la prestation des services et d’accroître les ressources accessibles aux participants aux programmes.
• Identifier les lacunes dans les services communautaires ainsi que les problèmes liés à la prestation des services et collaborer avec le/la gestionnaire de programme afin d’y remédier.
• Favoriser la participation du personnel aux activités et initiatives annuelles de sensibilisation et de rayonnement visant à faire connaître nos services et à promouvoir notre cause.

Tenue des dossiers et conformité :

• Veiller à ce que les dossiers et la documentation relatifs aux interactions avec les clients, aux activités des programmes et aux résultats soient consignés avec exactitude par le personnel, conformément aux normes réglementaires.
• Effectuer des vérifications régulières des dossiers des clients et des procédures des programmes afin de maintenir la conformité et de respecter les mesures d’assurance de la qualité.
• Analyser les résultats des programmes et les commentaires des clients afin d’identifier les domaines nécessitant des améliorations et mettre en œuvre des mesures correctives au besoin.
• Préparer les données statistiques et les rapports destinés au/à la gestionnaire de programme.

Tâches administratives et communication :

• Assurer le suivi des budgets, des dépenses et des ressources des programmes, avec le soutien du/de la gestionnaire de programme, afin d’assurer une utilisation efficace des ressources et le respect des exigences liées au financement.
• Effectuer des tâches administratives telles que la planification des horaires et la couverture des quarts de travail, ainsi que le traitement des feuilles de temps et des demandes de congé.
• Communiquer régulièrement avec le personnel des programmes, les superviseurs et les autres intervenants afin d’assurer l’harmonisation avec les buts et objectifs des programmes.
• Agir comme personne-ressource entre l’équipe du programme et la direction, en transmettant les renseignements pertinents, les préoccupations et les recommandations.
• Agir comme personne-ressource entre le/la coordonnateur(trice) des bénévoles et les équipes dans le cadre des placements étudiants.
• Approuver les dépenses de moins de 1 000 $ conformément au budget établi.
• Fournir au service des finances les renseignements requis pour la facturation, préparer les demandes de chèques de moins de 1 000 $, acheter les cartes-cadeaux et les billets d’autobus et veiller à leur disponibilité, selon les besoins.

Participation aux initiatives organisationnelles :

• Représenter les programmes et le Centre au sein de divers comités, coalitions et groupes communautaires.
• Participer à la promotion des programmes et des services offerts par l’organisme.
• Participer activement aux activités et aux comités à l’échelle du Centre afin de promouvoir et de maintenir le bon fonctionnement du Centre.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le/la gestionnaire de programme.

• Diplôme universitaire ou diplôme d’un collège communautaire en travail social ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Minimum de deux ans d’expérience dans le domaine des services sociaux et de santé.
• Expérience en développement, prestation et évaluation de programmes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français. La maîtrise du français est obligatoire.
• Grande attention aux détails et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Doit fournir et maintenir une vérification favorable des antécédents judiciaires.
• Grande capacité d’adaptation : aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en collaboration dans un environnement matriciel.